Praxis – Responsable d’un service d’archives

Parcours métier validé par un jury d'experts

  • Domaine de formation : Praxis - Juridique et réglementation des établissements
  • Durée : 11 jours (77h)
  • Référence : J1280
  • Satisfaction participants : 4,8/5

Objectifs

> 11 jours pour maîtriser les compétences techniques, juridiques et organisationnelles indispensables à l’exercice de la fonction de responsable d'un service d'archives

    Concevoir, conduire, piloter la mise en oeuvre de la politique archives

• Développer les méthodes, procédures et outils de gestion des archives
• Valider son parcours en formalisant et en présentant un projet devant un jury d’experts

Publié le

12/07/2024

Eligibilité

Formation éligible au Plan de Formation Continue de l'établissement, ANFH et OPCO

Public Concerné

    Responsables ou cadres d'un service d'archives, médecins DIM du secteur  hospitalier ou médico-social

Prérequis

    Avoir des connaissances de base sur l'environnement juridique et hospitalier des archives hospitalières

Accessibilité

Afin d’étudier les mesures nécessaires à mettre en œuvre : adaptations pédagogiques et aménagements adéquats, contactez notre Référente Handicap/PSH : sylvie.liot@cneh.fr

Intervenant.e.s

    Isabelle Génot, juriste, consultante au Centre de droit JuriSanté du CNEH, coordinatrice du cycle Praxis

    Déborah Delhorbe, archiviste, département de l'Aisne

    Marie-Laure Kervegant, responsable du service d'archives au CH Bretagne Atlantique

    Laurent Levy-Bourru, coach certifié (Metasystem - Orygin), consultant et formateur en management au CNEH

    Jean-Marc Bonnassot, ingénieur en organisation, consultant au CNEH

Programme

> Programme détaillé : téléchargez la plaquette pdf (programme détaillé, planning et bulletin d'inscription) en haut d'écran à droite

> Module 1 (2 jours) - Les archives hospitalières : de leur place dans le réseau des archives en France à la répartition des grands domaines d’activités

      Connaître le cadre interne et externe dans lequel évoluent les archives hospitalières

    Préciser les missions des archives et leurs limites

    Connaître les différentes typologies des archives en EPS et EPSM

    Savoir positionner les archives au cœur de l’établissement

    Acquérir les connaissances en matière de gestion des archives produites par tous les secteurs d’un EPS et d’un EPSM


> Atelier 1 - La place des archives hospitalières dans le paysage des archives nationales
    L’environnement général des archives : définition et réglementation

    L’organisation des archives en France : l’organigramme tutélaire

    Les liens avec les Archives Départementales

    Les partenaires et les prestataires


> Atelier 2 - La place des archives dans la structure
    Les missions d’un service d’archives au sein de l’établissement : collecter, conserver, classer, communiquer, éliminer

    L’environnement juridique : le code du patrimoine, la CNIL, la CADA

    Les durées légales de conservation, impacts sur le classement et la gestion

    Point sur le dossier du patient du point de vue archivistique

    Le rôle des personnels des services d’archives


> Module 2 (3 jours) - Optimiser la gestion des archives au sein de la structure de santé
    Maîtriser la gestion des archives et leur cycle de vie

    Savoir gérer et organiser un service d’archives

    Être force de proposition en matière de gestion des archives

    Acquérir des fondamentaux pour élaborer une politique d’archivage


> Atelier 3 - La gestion des archives administratives et médicales
    Terminologie archivistique

    Le champ des archives

    Les outils de tri et de gestion : l’inventaire, le récolement, le plan de classement, les tableaux de gestion, les bordereaux de versement interne, les bordeaux d’élimination

    Mises en situation à travers l’analyse et l’utilisation de documents


> Atelier 4 - L'optimisation du service des archives
    Concevoir et organiser un service d’archives

    Tri des archives et tri des dossiers : théorie des 3 âges

    L’élimination des archives : procédures, organisations, relations avec les tutelles, obligations, traçabilité

    L’externalisation des archives : réglementation, contrat de prestation, organisation, gestion des mouvements

    La gestion des sinistres

    Les normes de locaux et de matériel

    Atelier de mise en situation


> Atelier 5 - Mettre en place une politique d’archivage
    Accompagner les services en matière d’organisation et de classement : analyser la gestion des archives au niveau des services, accompagner les services dans la gestion de leurs documents

    Définir les rôles des acteurs

    Concevoir, organiser et optimiser l’archivage au sein de l’établissement : procédures, outils et méthodologies à mettre en place

    Rédiger les procédures descriptives et structurantes de la politique d’archivage : méthodologie


> Atelier 6 - Les nouvelles technologies au service de l’archivage
    L’archivage électronique : réglementation, méthode, outils

    Les logiciels

    Retours d’expérience

    Ateliers de mise en pratique et d’utilisation des outils de gestion des archives

    Partages d’expérience


> Module 3 (3 jours) - Gérer les équipes du service et l’évolution du métier
    Connaitre les fondamentaux de la dynamique d’équipe

    (Re)donner un cap à l’équipe pour fédérer

    Connaître et repérer les évolutions du métier

    Accompagner les équipes dans le changement du métier


> Atelier 7 - Les fondamentaux du management d’équipe
    Connaitre les fondamentaux de la dynamique d’équipe

    Réguler et anticiper les tensions dans l’équipe

    Animer des réunions d’équipe

    Entretenir la dynamique de l’équipe

    Fédérer par la projection positive : mobiliser, renforcer et identifier les points forts de l’équipe

    Clarifier les situations d’insatisfaction

    Clarifier ses propres limites et interdits

    Un test de positionnement « quel manager suis-je ?»

    Mises en situation managériale


Module 4 (1 jour) - Mener un projet de service
    Acquérir les fondamentaux de la gestion de projet


> Atelier 8 - Méthodologie projet
    Savoir porter un projet au sein de la struture 


> Module 5 (1 jour) - La fonction du responsable d’un service d’archives : un savoir-faire, un savoir-être
    Comprendre les enjeux des missions du responsable du service d’archives

    Se positionner au sein de l’organigramme del’établissement


Atelier 9 (0,5 jour) - Le positionnement et les missions du responsable du service d’archives
    La fiche de poste

    Les compétences attendues

    Le positionnement dans l’organigramme de l’établissement

    Les liens fonctionnels et hiérarchiques


Atelier 10 (0,5 jour) - Préparer la validation du cycle
    Le choix du mode de validation

    Méthodologie proposée

    Etapes de la validation

Modalités d'évaluation de la formation

Validation du parcours par un Jury d'experts (1 jour)

    Production d’un travail personnel donnant lieu à un écrit et à une présentation orale devant un jury

    Chaque participant validé se voit remettre une attestation de compétences délivrée par le CNEH

Ressources pédagogiques

Les supports pédagogiques et outils sont remis à l'apprenant durant la formation au format papier et/ou numérique via une plateforme documentaire

En début de formation

> En amont de la formation le participant renseigne un dossier participant (niveau de connaissance et attentes)

Suivi de l'exécution / Assiduité

Feuille d'émargement
Certificat de réalisation à l'issue de la formation (et/ou chaque regroupement)

Satisfaction des participants

Questionnaire de satisfaction et d'évaluation de l'atteinte des objectifs à l'issue de la formation (et/ou à chaque regroupement)

Coordinateur.trice du programme

Isabelle Génot, Juriste, consultante du Centre de Droit JuriSanté au CNEH

Assistant.e

Cristiana Chaves, Assistante Formation au CNEH

Adresse mail générique

formation@cneh.fr

AU CNEH

Dates

  • Session(s) 2025
  • Paris
  • Du 14/04/2025 au 18/04/2025
  • Du 16/06/2025 au 20/06/2025
  • Le 08/09/2025

Tarifs

Adhérent : 4 600 €

Non-adhérent : 5 090 €