- Domaine de formation : PRAXIS - Parcours métiers
- Durée : 11,11 jours (77h,77h)
- Référence : J1280,J1280
- Satisfaction participants : 4,8/5,4,8/5
Objectifs
> 11 jours pour maîtriser les compétences techniques, juridiques et organisationnelles indispensables à l’exercice de la fonction de responsable d'un service d'archives
- Concevoir, conduire, piloter la mise en oeuvre de la politique archives
• Développer les méthodes, procédures et outils de gestion des archives
• Valider son parcours en formalisant et en présentant un projet devant un jury d’experts
Public Concerné
- Responsables ou cadres d'un service d'archives, médecins DIM du secteur hospitalier ou médico-social
Intervenant(s)
Isabelle Génot-Pok, juriste, consultante au Centre de droit JuriSanté du CNEH, coordinatrice du cycle Praxis
Déborah Delhorbe, archiviste, département de l'Aisne
Marie-Laure Kervegant, responsable du service d'archives au CH Bretagne Atlantique
Laurent Levy-Bourru, coach certifié (Metasystem - Orygin), consultant et formateur en management au CNEH
Jean-Marc Bonnassot, ingénieur en organisation, consultant au CNEH
Prérequis
> Avoir des connaissances de base sur l'environnement juridique et hospitalier des archives hospitalières
Accessibilité
Afin d’étudier les mesures nécessaires à mettre en œuvre et prévoir les adaptations pédagogiques et aménagements adéquats contacter notre Référente Handicap/PSH : sylvie.liot@cneh.fr
Programme
> Programme détaillé : téléchargez la plaquette pdf (programme détaillé, planning et bulletin d'inscription) en haut d'écran à droite
> Module 1 (2 jours) - Les archives hospitalières : de leur place dans le réseau des archives en France à la répartition des grands domaines d’activités
- Connaître le cadre interne et externe dans lequel évoluent les archives hospitalières
- Préciser les missions des archives et leurs limites
- Connaître les différentes typologies des archives en EPS et EPSM
- Savoir positionner les archives au cœur de l’établissement
- Acquérir les connaissances en matière de gestion des archives produites par tous les secteurs d’un EPS et d’un EPSM
> Atelier 1 - La place des archives hospitalières dans le paysage des archives nationales
- L’environnement général des archives : définition et réglementation
- L’organisation des archives en France : l’organigramme tutélaire
- Les liens avec les Archives Départementales
- Les partenaires et les prestataires
> Atelier 2 - La place des archives dans la structure
- Les missions d’un service d’archives au sein de l’établissement : collecter, conserver, classer, communiquer, éliminer
- L’environnement juridique : le code du patrimoine, la CNIL, la CADA
- Les durées légales de conservation, impacts sur le classement et la gestion
- Point sur le dossier du patient du point de vue archivistique
- Le rôle des personnels des services d’archives
> Module 2 (3 jours) - Optimiser la gestion des archives au sein de la structure de santé
- Maîtriser la gestion des archives et leur cycle de vie
- Savoir gérer et organiser un service d’archives
- Être force de proposition en matière de gestion des archives
- Acquérir des fondamentaux pour élaborer une politique d’archivage
> Atelier 3 - La gestion des archives administratives et médicales
- Terminologie archivistique
- Le champ des archives
- Les outils de tri et de gestion : l’inventaire, le récolement, le plan de classement, les tableaux de gestion, les bordereaux de versement interne, les bordeaux d’élimination
- Mises en situation à travers l’analyse et l’utilisation de documents
> Atelier 4 - L'optimisation du service des archives
- Concevoir et organiser un service d’archives
- Tri des archives et tri des dossiers : théorie des 3 âges
- L’élimination des archives : procédures, organisations, relations avec les tutelles, obligations, traçabilité
- L’externalisation des archives : réglementation, contrat de prestation, organisation, gestion des mouvements
- La gestion des sinistres
- Les normes de locaux et de matériel
- Atelier de mise en situation
> Atelier 5 - Mettre en place une politique d’archivage
- Accompagner les services en matière d’organisation et de classement : analyser la gestion des archives au niveau des services, accompagner les services dans la gestion de leurs documents
- Définir les rôles des acteurs
- Concevoir, organiser et optimiser l’archivage au sein de l’établissement : procédures, outils et méthodologies à mettre en place
- Rédiger les procédures descriptives et structurantes de la politique d’archivage : méthodologie
> Atelier 6 - Les nouvelles technologies au service de l’archivage
- L’archivage électronique : réglementation, méthode, outils
- Les logiciels
- Retours d’expérience
- Ateliers de mise en pratique et d’utilisation des outils de gestion des archives
- Partages d’expérience
> Module 3 (3 jours) - Gérer les équipes du service et l’évolution du métier
- Connaitre les fondamentaux de la dynamique d’équipe
- (Re)donner un cap à l’équipe pour fédérer
- Connaître et repérer les évolutions du métier
- Accompagner les équipes dans le changement du métier
> Atelier 7 - Les fondamentaux du management d’équipe
- Connaitre les fondamentaux de la dynamique d’équipe
- Réguler et anticiper les tensions dans l’équipe
- Animer des réunions d’équipe
- Entretenir la dynamique de l’équipe
- Fédérer par la projection positive : mobiliser, renforcer et identifier les points forts de l’équipe
- Clarifier les situations d’insatisfaction
- Clarifier ses propres limites et interdits
- Un test de positionnement « quel manager suis-je ?»
- Mises en situation managériale
Module 4 (1 jour) - Mener un projet de service
- Acquérir les fondamentaux de la gestion de projet
> Atelier 8 - Méthodologie projet
- Savoir porter un projet au sein de la struture
> Module 5 (1 jour) - La fonction du responsable d’un service d’archives : un savoir-faire, un savoir-être
- Comprendre les enjeux des missions du responsable du service d’archives
- Se positionner au sein de l’organigramme del’établissement
Atelier 9 - Le positionnement et les missions du responsable du service d’archives
- La fiche de poste
- Les compétences attendues
- Le positionnement dans l’organigramme de l’établissement
- Les liens fonctionnels et hiérarchiques
- Autodiagnostic de sa fonctionPrésentation des travaux à réaliser
- Finalisation des fiches
- Atelier de construction d’un projet
- Autodiagnostic des compétences acquises et à acquérir
- Élaboration d’une fiche de poste (travaillée et enrichie tout au long du Praxis)
Modalités d'évaluation de la formation
Validation du parcours par un Jury d'experts - 1 jour
- Pour chacun des participants, définition du projet professionnel individuel en début du module 1
- Accompagnement de vos projets professionnels pendant le cycle Praxis
- En fin du cycle, présentation des projets devant un jury