Praxis – Coordinateur(trice) des secrétariats médicaux

Parcours métier validé par un jury d'experts

  • NOUVEAU
  • Domaine de formation : Praxis - Gouvernance - Management des équipes et des organisations
  • Durée : 11 jours (77h)
  • Référence : J2304
  • Satisfaction participants : 4,8/5

Objectifs

> Prendre la mesure des missions qui incombent au coordinateur(trice) de secrétaires médicaux dans un contexte en pleine évolution, s’inscrire dans un contexte de rationalisation des moyens,

> Acquérir les connaissances nécessaires à la gestion d’équipe de secrétariat médicale en établissement, voir à l’échelle d’un groupement hospitalier, dans un objectif d’harmonisation des pratiques et d’efficacité managériale,

> Valider son parcours de formation par une évaluation des connaissances acquises

Publié le

21/05/2024

Eligibilité

Formation éligible au Plan de Formation Continue de l'établissement ANFH et OPCO

Public Concerné

    Coordinatrices des secrétariats médicaux en établissement mono site ou multi sites, secrétaires référentes en transversalité, toute secrétaire médicale intéressée par une évolution de poste.

Prérequis

> Cette formation ne nécessite pas d'expérience minimale
> Avoir des connaissances sur l'organisation institutionnelle interne d'un établissement et du GHT est un plus

Accessibilité

Afin d’étudier les mesures nécessaires à mettre en œuvre et prévoir les adaptations pédagogiques et aménagements adéquats contacter notre Référente Handicap/PSH : sylvie.liot@cneh.fr

Intervenant.e.s

Isabelle Génot-Pok, juriste au Centre de droit JuriSanté, coordinatrice du Praxis
Laurie Doriaux, gestionnaire du personnel, GHT Sainte-Anne, ancienne coordinatrice AMA
Caherine Charmard, responsable des sécrétariats médicaux, GH Portes de Provence
Karine Tane, directeur d'établissement, expert au CNEH
Laurent Lévy-Bourru, coach certifié (Métasystem - Orygin), consultant et formateur en management au CNEH
Olivier Wéry, responsable de l'offre Accueil-Facturation-Recouvrement (AFR) au CNEH

Programme

> Programme détaillé : téléchargez la plaquette pdf (programme détaillé, planning et bulletin d'inscription) en haut d'écran à droite

Module 1 (4 jours) - Connaissance du métier
> Connaître les missions des coordinateurs(trices) de secrétariats médicaux
> Encadrer et se positionner au sein d’une équipe de secrétaires médicales mono site ou multi sites
> Connaître précisément le champ des compétences de l’assistante médico-administrative
> Comprendre les enjeux des services de secrétariat médical au regard du métier dans l’organisation sanitaire et médico-sociale

> Atelier 1 - Posture et positionnement de la fonction d’encadrement

    La fiche métier , la fiche de poste

    La création du lien fonctionnel liens hiérarchiques (local ou groupale)

    Quelle organisation , quels interlocuteurs , les attentes des directions

    La mise en place d’un réseau interne


> Atelier 2 - La gestion au quotidien
    Les plannings/les outils

    La gestion des conflits

    L’harmonisation des pratiques, l'analyse et l'optimisation des processus

    La gestion de carrière (évaluation, entretien, valorisation, recueil des besoins, formation, avancement, passerelle TIM/ Archives, etc.)

    Les leviers de motivation des collaborateurs

    Le rôle du personnel d’encadrement

    La rédaction des rapports circonstanciés


MODULE 2 (1 jour) - Environnement de travail
> Connaitre l'environnement hospitalier dans lequel les missions de la coordinatrice se déploient

> Atelier 3 - L’organisation et le fonctionnement d’un établissement public de santé
    Les compétences et prérogatives des différents acteurs hospitaliers (instances et équilibres décisionnels, projet d’établissement et projet médical d’établissement)

   - l’organisation en pôles d’activité (désignation et compétences du chef de pôle, contrat et projet de pôle)
   - les coopérations inter-établissements et la place de la structure dans l’organisation régionale de l’offre de soins (relations avec l’ARS, avec les autres établissements hospitaliers, les acteurs de la ville, etc.)

> Atelier 4 - Les enjeux et conséquences des GHT sur la coordination des secrétariats médicaux
    Acteurs, calendrier et gouvernance du GHT : composition, instances, rôle de l’établissement support et concentration des compétences

    L’incidence du projet médical partagé, moteur du GHT : équipes médicales communes, pôles inter-établissements, filières de soins

    L’impact des mutualisations de fonctions au sein du GHT : DIM de territoire, SIH convergent, DMP, partage d’informations, achats, formation et écoles, activités médico-techniques


Méthodes pédagogiques 
    Des interventions s’appuyant sur des retours d’expérience et la capitalisation des bonnes pratiques issues de nos missions de conseil

    Un atelier : rédaction d'une fiche de poste


MODULE 3 (1 jour) - Connaissance et gestion financière
> Appréhender le financement des établissements de santé
> Optimiser les processus opérationnels de la facturation

> Atelier 5 - Connaître le financement des établissements de santé
    Les dépenses et recettes d’un EPS : l’hôpital une entreprise comme une autre

    Les acteurs du financement (Assurance Maladie, mutuelles et patients)

    L’évolution des modes de financement des EPS : de la dotation globale à la T2A

    La T2A

   - origines et fonctionnement
   - valorisation des activités : enjeux, organisation et modalités (tarifs, CCAM, CIM10, NGAP, etc.)
   - avantages et inconvénients de la T2A

> Atelier 6 - Comprendre la facturation des soins pour mieux travailler ensemble
    Les enjeux de la facturation des soins à l’heure de la T2A et de FIDES

    Le processus de facturation des soins : objectifs, activités et acteurs

    Le rôle des secrétariats médicaux dans le processus facturation

    Les leviers pour une facturation de qualité

   - organisation du circuit et de l’accueil patient
   - organisation du bureau des entrées et relations avec les secrétariats médicaux
   - professionnalisation du recueil de l’information médico-administrative
   - le pilotage du processus
    Les règles de facturation : ce qu’il faut savoir (CMUc, ALD, maternité, accident travail)

    Les évolutions de la facturation : le projet SIMPHONIE


Méthodes pédagogiques
    Des retours d’expérience permettant de partager les bonnes pratiques

    Un atelier : le coordinateur(trice) de secrétaires médicaux pivot d’une organisation efficiente : mise en pratique de la gestion de la facturation


Module 4 - (1 jour) Les fondamentaux du statut du fonctionnaire hospitalier 
> Identifier le cadre réglementaire général de la fonction publique hospitalière
> Connaitre les règles statutaires essentielles applicables au fonctionnaire hospitalier
> Savoir adapter son management à la situation juridique des agents

> Atelier 7 - La FPH : principe et organisation
    Les grandes notions : emploi, corps, grade et échelon

    Les instances nationales, territoriales


Atelier 8 - Les personnels au sein de la FPH
    Les principes du recrutement sur concours

    Les agents stagiaires

    Les agents titulaires

    Les motifs de recours aux agents contractuels et leur gestion


Atelier 9 - La gestion réglementaire de l’absentéisme dans le FPH
    Les acteurs compétents

    Les différents congés maladie

    Les accidents et maladies imputables au service

    L’inaptitude pour raison de santé


Méthodes pédagogiques
    Des outils pour rédiger un rapport circonstancié

    Des cas pratiques et des quiz


Module 4 (3 jours) - Le management des équipes et des projets
> Accompagner le développement des compétences, l’efficacité et l’aisance des secrétariats médicaux
> Se positionner et être garant de l’efficacité de son service par un management opérationnel
> Coordonner superviser et organiser le travail des secrétaires médicales

> Atelier 10 - Les fondamentaux du management et l’accompagnement du changement
    Les techniques de management d’équipe

    Les outils du manager d’équipe

    Le management par la qualité 


> Atelier 11 - Gestion de conflit
    Repérer les conflits

    Désamorcer les conflits

    Clés de management de conflits


> Atelier 12 - Management et gestion de projet
    Gestion, techniques et organisation de projet

   - la présentation et mise en œuvre d’un projet
   - la méthode de projet
   - la conduite du changement Mise en pratique
    Accompagnement de votre projet professionnel

    Axe et méthodes de travail et de présentation

    Guide de projet


Méthodes pédagogiques
    Des mises en situation

    Des propositions d’outils de management

Méthodes mobilisées

    Des interventions s’appuyant sur des retours d’expérience et la capitalisation des bonnes pratiques issues de nos missions de conseil

    Un atelier : rédaction d'une fiche de poste

    Des retours d’expérience permettant de partager les bonnes pratiques

    Un atelier : le coordinateur(trice) de secrétaires médicaux pivot d’une organisation efficiente : mise en pratique de la gestion de la facturation

    Des outils pour rédiger un rapport circonstancié

    Des cas pratiques et des quiz

    Des mises en situation

    Des propositions d’outils de management

Modalités d'évaluation de la formation

Validation du parcours par un Jury d'experts - 1 jour

    Pour chacun des participants, définition du projet professionnel individuel en début du module 1 

    Accompagnement de vos projets professionnels pendant le cycle Praxis

    En fin du cycle, présentation des projets devant un jury

Ressources pédagogiques

> Les supports pédagogiques et outils sont remis à l'apprenant durant la formation au format papier et/ou numérique via une plateforme documentaire

En début de formation

> En amont de la formation le participant renseigne un dossier participant (niveau de connaissance et attentes)

Suivi de l'exécution / Assiduité

> Feuille d'émargement
> Certificat de réalisation à chaque regroupement et global à l'issue de la formation

Satisfaction des participants

> Questionnaire de satisfaction à l'issue de chaque regroupement et global à l'issue de la formation

Assistant.e

Cristiana Chaves, Assistante Formation au CNEH

Adresse mail générique

formation@cneh.fr

AU CNEH

Dates

  • Session(s) 2024
  • Paris
  • Du 16/09/2024 au 20/09/2024
  • Du 14/10/2024 au 18/10/2024
  • Le 05/12/2024

Tarifs

Adhérent : 4 400 €

Non-adhérent : 4 840 €